Alles wartet auf Sie.
Zahlungen, Einstellungen und Alltagsfragen brauchen Ihre Entscheidung.
OPERFRAME · MANAGED BACK OFFICE
Mehr fürs Geschäft.Weniger Routine.
Sie geben die Richtung vor.
Wir übernehmen den täglichen Backoffice-Betrieb — mit klaren Zuständigkeiten und Kontrolle.
DARUM KÜMMERN WIR UNS
- Personal und Payroll
- Finanzprozesse
- Prozesse und IT
Ein operativer Partner.
Ein durchgängiges System.
Sie sollten nicht die meistbeschäftigte Person in Ihrem eigenen Unternehmen sein.
Zuständigkeiten sind unklar.
Aufgaben gehen zwischen Team, Buchhaltung und Dienstleistern verloren.
Informationen werden manuell gesammelt.
Dokumente, Tabellen und Nachrichten ergeben kein verlässliches Gesamtbild.
Mit dem Unternehmen wächst die Verwaltung.
Jeder neue Standort bringt zusätzliche Freigaben und doppelte Arbeit.
Das Ziel ist nicht, dass der Inhaber mehr erledigt. Das Unternehmen soll weniger tägliche Eingriffe benötigen.
Beginnen wir mit einem Blick auf Ihre Abläufe.
Der Operational Review zeigt, welche Prozesse vom Inhaber abhängen, wo Informationen und Verantwortung verloren gehen und was zuerst geändert werden sollte.
Operational Review besprechenSie kennen den betroffenen Prozess bereits? Dann besprechen wir direkt den passenden Umfang.
OPERFRAME
Operational Review
Operational Review
- Gespräch mit Inhaber und Schlüsselpersonen
- Überblick über Lohn-, Finanz- und Verwaltungsprozesse
- Karte der Probleme, Risiken und schnellen Verbesserungen
- Prioritäten und ein praktischer 90-Tage-Plan
- Was intern bleibt, automatisiert oder an OPERFRAME übergeben wird
Verstehen. Aufbauen. Betreiben.
Hindernisse verstehen
Engpässe, Abhängigkeiten und Kontrolllücken erkennen. Prioritäten und einen umsetzbaren Plan vereinbaren.
Ein funktionierendes System aufbauen
Prozesse, Rollen, Entscheidungsrechte und Werkzeuge einführen. Das Team im neuen System sicher machen.
Den Betrieb gemeinsam führen
Vereinbarte Aufgaben mit klarer Verantwortung, Terminen, Kontrollen und regelmäßigen Berichten übernehmen.
Zwei Kernbereiche. Jeden Tag unter Kontrolle.
Laufende operative Arbeit mit klarer Verantwortung, Terminen, Kontrollen und Transparenz für die Geschäftsführung.
Lohn- und Personalprozesse
Wir steuern den Ablauf von Mitarbeiteränderungen bis zur geprüften Auszahlung: Daten erfassen, Dokumente verwalten, Berechnung koordinieren und Ergebnisse prüfen.
- Arbeitszeit, Abwesenheiten und variable Vergütung
- Eintritte, Vertragsänderungen, Austritte und E-Signaturen
- Koordination externer Lohnabrechnungsdienstleister
- Zahlungsvorbereitung, Abrechnungen und Mitarbeiterfragen
- Monatsabschluss und Berichte
Finanzprozesse
Wir koordinieren Belege, Freigaben und Zahlungen zwischen Unternehmen, Geschäftsführung und externer Buchhaltung — vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsvorbereitung.
- Zentraler Belegeingang und Prüfung
- Freigaberegeln und Zahlungskalender
- Zahlungsvorbereitung und Fälligkeitskontrolle
- Forderungen, Abstimmungen und fehlende Belege
- Koordination mit Buchhaltung und Steuerberatung
Das System, das alles zusammenhält.
Prozesse und Wissen
Rollen, Entscheidungsrechte, Arbeitsanweisungen, Wissensbasis und Übergabe ans Team.
Systeme und Automatisierung
Digitale Formulare, E-Signaturen, Integrationen und Freigaben. Erst der Prozess, dann die Software.
Berichte und Kontrollen
Managementübersicht, KPIs, Abstimmungen und Kontrolle von Abweichungen.
Shared Services
Ein gemeinsames Betriebsmodell für mehrere Gesellschaften, Standorte und Länder.
Was sich im Unternehmen verändert.
- Routineentscheidungen landen nicht mehr beim Inhaber.
- Verantwortung und Entscheidungsrechte sind klar.
- Löhne, Zahlungen und Dokumente folgen planbaren Abläufen.
- Die Geschäftsführung sieht Termine und offene Fragen regelmäßig.
- Wissen bleibt nicht in den Köpfen einzelner Personen.
- Wachstum erfordert keinen Neuaufbau des Backoffice.
Von Klarheit zu verlässlichen Abläufen.
- 01
Diagnose
Eine Übersicht der Probleme und Chancen.
- 02
Prioritäten
Vereinbarte Ergebnisse und ein umsetzbarer Plan.
- 03
Umsetzung
Rollen, Prozesse, Kontrollen und Werkzeuge.
- 04
Teamübergabe
Mitarbeitende können das System nutzen.
- 05
Betrieb
OPERFRAME führt die vereinbarten Prozesse.
- 06
Wachstum
Das Modell wächst mit Standorten, Gesellschaften und Ländern.
Ihre Buchhaltung kann bleiben.
Bewährte Buchhalter, Steuerberater und funktionierende Systeme bleiben. Wir führen die operative Ebene zwischen Unternehmen und Spezialisten. Für eine Gesamtlösung binden wir passende Partner ein.
Zahlungen im vereinbarten Verantwortungsrahmen.
Prepare
Wir bereiten Zahlungsliste oder Datei vor. Der Kunde führt die Zahlungen aus.
Prepare & Approve
Wir erfassen Zahlungen im Banksystem. Eine befugte Person des Kunden gibt sie frei.
Managed Payments
Nur nach gesonderter Vereinbarung: Zahlungen innerhalb vorab genehmigter Grenzen erstellen und ausführen.
Managed Payments erfordert eine Berechtigungsmatrix, Bankvollmachten, Funktionstrennung, Betrugsprävention sowie vereinbarte Haftung und Versicherung. Finanzierung und Aufsicht liegen beim Kunden. Gesetzlich geregelte Tätigkeiten bleiben bei befugten Fachleuten; Bargeldkontrollen beim Kunden.
Geschäftsentscheidungen, vollständige Ausgangsdaten, Freigaben und Finanzierung bleiben beim Kunden. OPERFRAME sammelt, prüft, koordiniert und führt die vereinbarten Schritte aus. Gesetzlich geregelte Tätigkeiten übernehmen entsprechend befugte Fachleute.
Erfahrung, auf der Sie aufbauen können.
Anonymisierte Beispiele aus der früheren Tätigkeit des Gründers. Keine Zuschreibung dieser Ergebnisse an die neue Marke OPERFRAME.
Tschechien · Deutschland · FrankreichWachsende Einzelhandelsgruppe
Ein gemeinsamer Eingang, klare Rollen, digitale Formulare, Kalender und Dienstleisterkoordination ersetzten getrennte lokale Abläufe. Ergebnis: ein wiederholbares Lohn-, Finanz- und Wissensmodell für drei Länder.
Betriebsstart in 6 LändernZwei Shared-Service-Center
Verteilte Funktionen erhielten ein gemeinsames Betriebsmodell, Rollen, Arbeitsanweisungen, KPIs und einen Übergangsplan. Zwei SSC wurden aufgebaut und der Betrieb in vier EU- und zwei Nicht-EU-Ländern gestartet.
Mehr als 40 BürosService Desk und HR Helpdesk
Zentraler Eingang, Kategorien, Weiterleitung, Eskalation und Wissensbasis ersetzten verstreute Kanäle. Das Modell wurde in mehr als 40 Büros eingeführt.
Operative Erfahrung. Ein funktionierendes System.
OPERFRAME wurde von Pavlo Bodrylov gegründet, einem Spezialisten für Business Operations, HR und organisatorische Transformation. Internationale Erfahrung verbinden wir mit einem Netzwerk lokaler Lohn-, Buchhaltungs-, Rechts- und IT-Fachleute. Umfang und Verantwortung werden ausdrücklich vereinbart.
Pavlo Bodrylov · LinkedIn16+Jahre Erfahrung des Gründers
2aufgebaute Shared-Service-Center
6Länder bei Betriebsstarts
≤800Mitarbeitende der betreuten Organisation
40+Büros bei Helpdesk-Einführungen
15+ / 5 000+Länder / Mitarbeitende im internationalen Umfeld
Ein Qualitätsstandard.
Der Preis richtet sich nach Volumen, Komplexität und vereinbartem Umfang. Qualität wird nicht in Basic, Pro und Premium aufgeteilt.
Berücksichtigt werden Mitarbeitende und Personaländerungen, Belege, Transaktionen, Gesellschaften, Länder, Zahlungsmodell und Zusatzmodule. Softwarekosten und Leistungsumfang stehen im Angebot.
Bevor wir beginnen.
Müssen wir das gesamte Backoffice übergeben?
Nein. Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme, einem Projekt oder einer einzelnen Funktion. Der nächste Schritt richtet sich nach Ihrem Bedarf.
Müssen Buchhaltung oder Software wechseln?
Nein. Wir erhalten, was funktioniert, und koordinieren vorhandene Spezialisten. Neue Werkzeuge lösen ein konkretes Problem.
Wer genehmigt Löhne und Zahlungen?
Geschäftsentscheidungen, vollständige Daten, Freigaben und Finanzierung liegen beim Kunden. Eine Zahlungsausführung erfordert gesondert vereinbarte Befugnisse und Kontrollen.
Was bereite ich für das Erstgespräch vor?
Beschreiben Sie Unternehmen, Team und die Aufgaben, die Ihre Zeit beanspruchen. Was möchten Sie verbessern oder abgeben?
Was möchten Sie von Ihrem Schreibtisch abgeben?
Sprechen wir über Ihr Unternehmen und die täglichen Aufgaben, die Sie von der Unternehmensführung abhalten. Gemeinsam finden wir einen sinnvollen Einstieg.